Praca biurowa - asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy

Asystent administracyjny czy sekretarz wykonawczy?
Spis Treści Artykułu:

Dobrą wiadomością jest to, że Twoja firma rozrosła się na tyle, że potrzebujesz pomocy w zarządzaniu codziennymi zadaniami, dzięki czemu możesz zyskać trochę czasu, aby skoncentrować się na ciągłej ekspansji firmy. Jest to ważna zmiana w sposobie prowadzenia biznesu, ponieważ będzie wymagać, aby zaufany pracownik, którego zatrudniłeś, będzie teraz odpowiedzialny za pewne ważne decyzje, takie jak czas poświęcony na wykonanie podróży i rodzaj podróży, które zostaną wykonane, by wymienić tylko kilka.

Do tej pory prawdopodobnie zastanawiałeś się, czy naprawdę potrzebujesz zatrudniać i płacić innemu pracownikowi, aby asystował w twojej pracy. Zanim napiszesz opis stanowiska i rozpoczniesz rozmowę kwalifikacyjną, zastanów się, czy możesz wykonać niektóre lub większość funkcji asystenta administracyjnego lub sekretarza wykonawczego za pomocą technologii.

To, co oddziela tę pracę biurową od innych bardziej biurowych i rutynowych zadań biurowych, to poziom odpowiedzialności i poufności związany z tą pozycją. Oprócz podstawowych funkcji biurowych asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy jest również odpowiedzialny za pisanie / przygotowywanie raportów, organizowanie / planowanie spotkań, przeglądanie korespondencji przychodzącej w celu ustalenia jej znaczenia, przygotowywanie planów na ważne spotkania, organizację podróży i wypełnianie luk robić wszystko, co konieczne, takie jak wypełnianie formularzy, aby pomóc Ci utrzymać porządek i skoncentrować się na wykonywaniu obowiązków służbowych.

Tytuł i płaca dla tej osoby określają, jak starsze będą miały swoją rolę:

  • Asystent administracyjny na poziomie podstawowym
  • Asystent administracyjny
  • Starszy asystent administracyjny
  • Sekretarz wykonawczy
  • Starszy Sekretarz Wykonawczy
  • Kierownik biura
  • Starszy kierownik biura

Wraz ze wzrostem wielkości firmy wzrasta zapotrzebowanie na wysoce zorganizowaną osobę, która może wykonywać wiele różnorodnych zadań. Jest to szczególnie ważne dla kierowników, którzy prowadzą firmę, aby utrzymać wysoki poziom poufności i uczciwości w prowadzonej firmie. Jest to zatem krytyczna pozycja w firmie i taka, która powinna wymagać przemyślanego opisu stanowiska pracy i zatrudniania.

Pierwszym zadaniem jest przygotowanie opisu stanowiska dla nowego zatrudnienia w oparciu o obszary pracy, które według ciebie, menedżera ds. Rekrutacji, najlepiej może być skierowane przez kogoś innego, abyś mógł kontynuować rozwój i zarządzanie firmą . Istnieją różne wersje opisów zadań, takich jak ta, ale ostatecznie tylko Ty wiesz, czego będziesz potrzebować, a zatem potrzebny będzie pewien poziom personalizacji, aby stworzyć opis pracy, który Ci odpowiada i który odpowiada Twoim osobistym preferencjom.

Po utworzeniu opisu stanowiska znajdź miejsce, w którym można reklamować pracę, np. W witrynie Indeed.com lub Monster. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​kandydaci natychmiast zaczną ubiegać się o stanowisko, jeśli dobrze je sformułujesz i opisali typ środowiska pracy, w którym będą pracować. Upewnij się więc, że utworzony opis zadania nie sprawia, że ​​praca staje się nieinteresująca. Musi być dobrze napisany i atrakcyjny, aby przyciągnąć odpowiednich kandydatów.

Kiedy masz już najlepszych kandydatów, następnym krokiem jest ich przesłuchanie, a najlepiej jest to rozmowa twarzą w twarz, ponieważ ten kandydat, jeśli zatrudniony, będzie miał wysoki czas na spotkanie z Tobą i najlepiej będzie wiedzieć, czy istnieje dopasować tak szybko, jak to możliwe. Skorzystaj z tych pytań podczas rozmowy kwalifikacyjnej, aby sterować procesem.

Znalezienie odpowiedniego Asystenta Administracyjnego lub Sekretarza Wykonawczego może w znacznym stopniu wpłynąć na Twój dzień pracy, a także na to, jak odniesiesz sukces, kiedy będziesz miał czas na skoncentrowanie się i zarządzanie firmą.

Inne opisy stanowisk pracy:

Recepcjonista:

Sekretarz medyczny lub asystent wykonawczy:

Kasjer: