Jak dać profesjonalną pocztę głosową powitanie dla twojego działu

Etykieta biznesowa powitania profesjonalnej poczty głosowej
Spis Treści Artykułu:
  • Opcje powitania poczty głosowej
  • Elementy powitania poczty głosowej w dobrym dziale
  • Przykładowe pozdrowienia z poczty głosowej w dobrym dziale
  • Złe pozdrowienia z poczty głosowej
  • Jeśli Twoja firma używa wydziałowych skrzynek poczty głosowej dla połączeń przychodzących, będziesz chciał nagrać profesjonalne powitanie poczty głosowej w oddziale służbowym. Tego typu powitanie w poczcie głosowej różni się nieco od powitania osobistej poczty głosowej, które jest powiązane z osobistą skrzynką głosową. Na przykład, jeśli twój system telefoniczny pozwala na łączenie grup rozszerzeń telefonicznych w celu obsługi wszystkich ogólnych połączeń księgowych, wówczas wszystkie rozszerzenia z działu księgowości mogą być łączone zgodnie z ogólnym rozszerzeniem działu księgowości.

    Gdy automatyczny operator przekazuje połączenie do tego numeru wewnętrznego, następne dostępne połączenie odbierze połączenie. Jeśli wszystkie rozszerzenia działu księgowości są zajęte lub niedostępne, połączenie zostanie przeniesione do skrzynki głosowej działu.

    Opcje powitania poczty głosowej

    W zależności od systemu telefonicznego, który masz w firmie, mogą istnieć różne opcje dla rodzaju powitania głosowego, na które możesz się składać. Obejmują one:

      • Ogólne powitanie poczty głosowej: używany jako domyślne powitanie w poczcie głosowej, jeśli nie ustawiono innego rodzaju powitania.
      • Wewnętrzne powitanie poczty głosowej: używane do powitania osób, które dzwonią do twojego działu z firmy (tj. z innego numeru wewnętrznego). Zasadniczo dotyczy to tylko bardzo dużych firm.
      • Zewnętrzne powitanie poczty głosowej: grał dla osób dzwoniących spoza Twojej firmy. Automatyczny operator systemu telefonicznego może odgrywać ogólne powitanie firmowe, które usłyszy każdy dzwoniący z zewnątrz. Jeśli nazwa firmy jest wymieniona w tym powitaniu, nie trzeba jej powtarzać w wywiadzie departamentu.
      • Tymczasowe powitanie na poczcie głosowej lub poza nią: jest to ustawione, gdy cały dział będzie niedostępny przez określony czas. Na przykład w departamencie pracuje się tylko w godzinach od 8:00 do 17:00 lub obowiązkowe spotkanie departamentalne, które usuwa wszystkie osoby z telefonów. Większość systemów poczty głosowej pozwala ustawić datę i godzinę wygaśnięcia, więc nie trzeba pamiętać, aby wyłączyć tę funkcję, gdy dział wróci do normalnej pracy.
      • Na telefonie (zajęte) powitanie na poczcie głosowej: To powitanie jest używane, aby poinformować dzwoniących, że dział jest dostępny, ale nikt nie może odebrać połączenia natychmiast, ponieważ wszystkie rozszerzenia w puli działu są zajęte przez innych dzwoniących.

      Elementy powitania poczty głosowej w dobrym dziale

      • Nazwa oddziału
      • Oświadczenie, że nie możesz teraz odebrać telefonu
      • Zaproszenie do pozostawienia wiadomości
      • Kiedy mogą oczekiwać połączenia zwrotnego
      • Dodatkowe opcje, które są dostępne (np. "Naciśnij klawisz Funt, aby wrócić do ...")
      • Adres strony internetowej, jeśli może dostarczyć istotnych informacji
      • Nie dłużej niż 20-25 sekund (zasada kciuka)
      • Nie rozpoczynaj od powitania "Twoje wezwanie jest dla nas bardzo ważne". To zdanie jest nadużywane i zwykle jest "wyłączone" dla dzwoniących.
      • Unikaj podawania zbyt wielu informacji i robienia zbyt długich powitań.

        Przykładowe pozdrowienia z poczty głosowej w dobrym dziale

        • Dotarłeś do działu księgowości. Wszyscy nasi przedstawiciele są zajęci obsługą innych dzwoniących. Zamiast tracić cenny czas oczekiwania, chcielibyśmy oddzwonić w ciągu dwóch godzin roboczych. Jeśli chcesz wrócić do poprzedniego menu, naciśnij gwiazdkę teraz. W przeciwnym razie zostaw nam szczegółową wiadomość z Twoim imieniem i nazwiskiem. Po nagraniu wiadomości możesz nacisnąć klawisz Funt, aby uzyskać więcej opcji. Dzięki, że zadzwoniłeś.
        • Doszliście do działu sprzedaży w firmie Operations Tech, Inc. Wszyscy nasi przedstawiciele handlowi zajmują się obsługą innych klientów, ale chcielibyśmy oddzwonić tak szybko, jak to możliwe. Aby uzyskać aktualne informacje o cenach lub sprawdzić stan swojego zamówienia, odwiedź nas w Internecie. W przeciwnym razie zostaw wiadomość z Twoim imieniem i nazwiskiem po sygnale. Jeśli chcesz wrócić do poprzedniego menu, naciśnij teraz klawisz gwiazdki.
        • Dotarłeś do działu księgowości w firmie Operations Tech, Inc. Departament jest obecnie zamknięty. Nasze normalne godziny pracy są od 8:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku. Jesteśmy zamknięci w soboty i niedziele. W dowolnym momencie możesz nacisnąć klawisz gwiazdki, aby powrócić do poprzedniego menu. W przeciwnym razie zostaw nam wiadomość z Twoim imieniem i nazwiskiem, a my oddzwonimy po ponownym otwarciu biura. Możesz zawiesić połączenie po opuszczeniu wiadomości lub nacisnąć klawisz funta, aby uzyskać dodatkowe opcje. Dzięki, że zadzwoniłeś.

          Złe pozdrowienia z poczty głosowej

          • Dotarłeś do działu sprzedaży. Zostaw nam wiadomość.
          • Dzień dobry. Dotarłeś do działu księgowości na XYZ.com. Wszyscy księgowi obecnie uczestniczą w obowiązkowym spotkaniu działu i nikt nie jest dostępny, aby odebrać telefon. Twoje połączenie jest dla nas bardzo ważne i chcielibyśmy oddzwonić, jak tylko wrócimy. Jest to jednak koniec roku, a portfel zamówień jest bardzo długi. Jeśli dzwonisz o dokonanie płatności na zaległym koncie, pamiętaj, aby poinformować nas o tym w wiadomości, abyśmy mogli oddzwonić natychmiast. W przeciwnym razie proszę czekać na sygnał i pozostawić nam szczegółową wiadomość poufną.
          • Departament jest zamknięty. Zostaw wiadomość po sygnale.