Podstawowa etyka przelewu połączenia biznesowego

Podstawowa etyka przelewu połączenia biznesowego
Spis Treści Artykułu:
  • 01 Wyjaśnij, dlaczego musisz przenieść połączenie
  • 03 Poproś o pozwolenie na zainicjowanie transferu
  • 04 Poczekaj na odpowiedź
  • 05 Zrób wstęp
  • 06 Zakończ transfer
  • 07 Jak zakończyć połączenie
  • Znaczenie etykiety telefonicznej
  • Odpowiednia etykieta telefoniczna dla biznesu może wywierać pozytywne wrażenie na klientach i klientach. Przeniesienie połączenia telefonicznego to coś więcej niż wiedza o tym, jakie przyciski naciskają na system telefoniczny. Etykieta telefoniczna, którą Ty i Twoi pracownicy używają na co dzień, jest bezpośrednim odzwierciedleniem Twojej firmy. Możesz albo przedstawić profesjonalne wrażenie, albo takie, którego brakuje. Niezależnie od tego, czy Twój pracownik jest dyrektorem finansowym, czy też tymczasowo odpowiada za odpowiadanie na telefony, upewnij się, że wszyscy w Twojej firmie mogą przyspieszyć profesjonalną transmisję połączenia.

  • 01 Wyjaśnij, dlaczego musisz przenieść połączenie

    Zawsze podawaj dzwoniącemu swoje imię i nazwisko, na wypadek gdybyś się rozłączył. Dzięki temu wiedzą, że osobiście martwisz się o ich sytuację. Chcemy również zapobiec sytuacji, w której dzwoniący jest odłączony i musi zacząć wszystko od początku, wyjaśniając sytuację innemu przedstawicielowi firmy. Powinieneś również poinformować dzwoniących o nazwie osoby lub działu, do którego je przesyłasz, i podać również ten numer wewnętrzny. Bez względu na to, w jakim jesteś przedsiębiorstwie, każdy jest w branży dobrej obsługi klienta.

  • 03 Poproś o pozwolenie na zainicjowanie transferu

    Po nawiązaniu połączenia z dzwoniącym zapytaj dzwoniącego o pozwolenie na zainicjowanie transferu. Ta prośba daje także dzwoniącemu szansę zadawania innych pytań lub wyrażania wszelkich innych wątpliwości. Daje także dzwoniącym możliwość powiedzenia, że ​​oddzwonią, gdy będą mieli więcej czasu.

    Czasami zdarza się, że osoba dzwoniąca nie chce zostać przeniesiona. Jeśli tak, dowiedz się dlaczego. Następnie wyjaśnij, że transfer zapewni, że otrzymają pomoc tak szybko, jak to możliwe. Wyjaśnij też, że przekażesz następnemu przedstawicielowi wszystkie informacje dotyczące ich rozmowy i że nie będą musieli ponownie wyjaśniać swojej sytuacji

  • 04 Poczekaj na odpowiedź

    Nie wysyłaj na ślepo połączenia, gdy usłyszysz drugi dzwonek telefonu. Zaczekaj, aż druga osoba odpowie i wyjaśnij, dlaczego połączenie jest przekazywane. Ten krok daje następnemu pracownikowi szansę na przygotowanie się do rozmowy i uniemożliwienie dzwoniącemu ponownego wyjaśnienia swojej sytuacji lub problemu.

  • 05 Zrób wstęp

    Wróć do dzwoniącego i ogłosić nazwę i / lub dział, do którego je przenosisz. Podziękuj rozmówcy za cierpliwość i zapytaj, czy możesz zrobić dla nich coś jeszcze, zanim odłożysz słuchawkę. Pomaga, jeśli możesz użyć imienia i nazwiska osoby, do której dzwoniący jest przekazywany. Wzmacnia to osobiste połączenie, które ustaliłeś, i dodatkowo tworzy wrażenie, że osoba dzwoniąca jest dobrze zaopiekowała się.

  • 06 Zakończ transfer

    Wykonaj przelew, łącząc dzwoniącego z drugą osobą lub działem. Pamiętaj, aby zakończyć połączenie, zawieszając telefon lub odłączając zestaw słuchawkowy. Ponieważ systemy telefoniczne mogą być skomplikowane, szczególnie w dużych firmach, chcesz mieć pewność, że całkowicie się odłączyłeś od połączenia. Jeśli dopiero zaczynasz pracę, opłaca się eksperymentować kilka razy z kolegą przed faktycznym przeniesieniem połączenia.

  • 07 Jak zakończyć połączenie

    Jest kilka powodów, aby zakończyć połączenie po nawiązaniu połączenia z osobą dzwoniącą. Jednak niezależnie od tego, jaki masz powód, bez względu na to, jak uzasadniony, musisz się uwolnić w profesjonalny sposób. Najczęstszym powodem zakończenia połączenia jest kontakt z osobą o długich nerwach - osobą, która pochłonie zbyt wiele czasu i uniemożliwi prowadzenie firmy.

    Innym mniej powszechnym powodem jest to, że dzwoniący używa agresywnego, groźnego lub wulgarnego języka. Niestety ludzie, którzy mają problemy z zarządzaniem gniewem, czują, że potrafią wyładować swoją wrogość wobec nieznajomych, zwłaszcza tych z branży usługowej lub usługowej. Skonsultuj się z polityką firmy i procedurami postępowania w tego typu sytuacjach, aby uniknąć konsekwencji prawnych. I pamiętaj, że zawsze lepiej jest wstrzymać dzwoniącego, gdy szukasz porady, niż powiedzieć coś, czego możesz później żałować.

  • Znaczenie etykiety telefonicznej

    Telefon jest często pierwszym kontaktem klienta lub klienta z Twoją firmą. Chcesz, żeby to było najlepsze. Przede wszystkim nie chcesz, aby klienci rozłączali się i dzwoniły do ​​konkurencji, dlatego warto poświęcić czas na szkolenie personelu w zakresie właściwej etykiety telefonicznej.