Jak skonfigurować profesjonalną pocztę głosową

Jak skonfigurować profesjonalną pocztę głosową
Spis Treści Artykułu:
  • Opcje powitania poczty głosowej
  • 3 Przykłady dobrych pozdrowień w poczcie głosowej
  • Co uwzględnić w odpowiednim powitaniu pocztą głosową
  • Przykładowe pozdrowienia Good Voicemail
  • Złe pozdrowienia z poczty głosowej
  • Właściwe powitanie w poczcie głosowej może wywołać pozytywne wrażenie u twoich rozmówców lub może je zrazić, zanim nawet z nimi porozmawiasz. Postaw się w miejscu dzwoniącego i zadaj sobie pytanie "Jak chciałbym być traktowany, gdybym nie mógł od razu porozmawiać z osobą, którą nazwałem?" Co powinienem wiedzieć z powitania na poczcie głosowej? Co mam zrobić?

    Opcje powitania poczty głosowej

    W zależności od systemu telefonicznego, który masz w firmie, mogą istnieć różne opcje dla rodzaju powitania głosowego, na które możesz się składać. Obejmują następujące przykłady.

    0:49

    3 Przykłady dobrych pozdrowień w poczcie głosowej

    • Ogólne przykłady powitania poczty głosowej
      • Powitanie ogólnej poczty głosowej jest używane jako domyślne powitanie w poczcie głosowej, jeśli nie ustawiono innego rodzaju powitania.
    • Przykłady powitania w wewnętrznej poczcie głosowej
      • Służy do powitania osób, które dzwonią do Ciebie z firmy (np. Z innego numeru wewnętrznego).
    • Przykłady powitalnych wiadomości głosowych
      • To powitanie zostanie rozegrane dla osób dzwoniących spoza firmy. Automatyczny operator systemu telefonicznego może odgrywać ogólne powitanie firmowe, które usłyszy każdy dzwoniący z zewnątrz. Jeśli nazwa firmy jest wymieniona w tym powitaniu, nie trzeba jej powtarzać w pozdrowieniu.
    • Tymczasowe lub powitalne przykłady powitania pocztą "poza biurem"
      • Tymczasowe powitanie w poczcie głosowej lub nieobecności jest ustalane, gdy przez określony czas będziesz poza biurem. Większość systemów poczty głosowej pozwala ustawić datę i godzinę wygaśnięcia, więc nie musisz pamiętać, aby wyłączyć po powrocie.
    • "Na telefon" lub "Zajęty" Powitanie z poczty głosowej
      • To powitanie jest używane do informowania rozmówców, że jesteś w biurze, ale nie możesz odebrać połączenia właśnie teraz, ponieważ rozmawiasz przez telefon z innym rozmówcą.

      Co uwzględnić w odpowiednim powitaniu pocztą głosową

      • Powitanie
      • Twoje imię
      • Twoja nazwa firmy i nazwa działu lub oba
      • Oświadczenie, że nie możesz teraz odebrać telefonu
      • Zaproszenie do pozostawienia wiadomości
      • Kiedy mogą oczekiwać połączenia zwrotnego
      • Z kim mogą się skontaktować, aby uzyskać natychmiastową pomoc (jeśli dotyczy)
      • Nie dłużej niż 20-25 sekund (zasada kciuka)
      • Unikaj podawania zbyt wielu informacji i robienia zbyt długich powitań.

      Przykładowe pozdrowienia Good Voicemail

      • Cześć. To jest Jim Bucki. Nie mogę teraz odebrać twojego telefonu, ale chciałbym go zwrócić tak szybko, jak tylko mogę. Dlatego proszę zostawić mi szczegółową, poufną wiadomość po sygnale. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojej sekretarki, Suzy Smith na przedłużeniu 6336. Dziękuję za rozmowę.
      • Dzień dobry. Dotarłeś do działu księgowości. Departament jest obecnie zamknięty. Nasze normalne godziny pracy to od poniedziałku do piątku, od 8 rano do 6 wieczorem. Zostaw nam wiadomość po sygnale, a ktoś oddzwoni do Ciebie jak najszybciej. Dziękuję Ci.
      • Cześć. To jest Jim Bucki. Będę poza biurem do czwartku, 24 lipca i od czasu do czasu sprawdzę moją pocztę głosową. Jeśli chcesz zostawić mi wiadomość, proszę to zrobić po sygnale, a ja oddzwonię tak szybko, jak będę mógł. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojej sekretarki, Suzy Smith na przedłużeniu 6336. Dziękuję za rozmowę.
      • Dotarłeś do biurka Jima Buckiego. Aktualnie rozmawiam przez telefon, ale chciałbym oddzwonić później. Jeśli chcesz, zostaw wiadomość po sygnale. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojej sekretarki, Suzy Smith na przedłużenie 6336. Dziękuję za telefon.

        Złe pozdrowienia z poczty głosowej

        • Cześć. To jest Joe. Zostaw mi wiadomość.
        • {Odtwarzanie muzyki przez dłuższy czas} Hej! Mów do mnie.
        • Cześć. Dotarłeś do firmy XYZ. Zostaw nam wiadomość.
        • Dzień dobry. Dotarłeś do biura Joe Kartonia na XYZ.com. Będę poza biurem po wazektomii i wrócę w czwartek 26 sierpnia o 8:30 rano. Będę odczuwał wiele niewygód, więc w ogóle nie sprawdzę swojej poczty głosowej. Jeśli chcesz zostawić mi wiadomość, proszę to zrobić po sygnale. Możesz zostawić mi szczegółową i poufną wiadomość, a ja oddzwonię tak szybko, jak tylko będę mógł. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej pomocy, zadzwoń do mojej sekretarki, Sally Johnson na przedłużeniu 3663. Dziękuję za rozmowę, a wrócę do ciebie po powrocie i poczuję się lepiej.
        • Biuro jest zamknięte.Zostaw wiadomość po sygnale.