Etykieta Professional Business Phone

Etykieta Professional Business Phone
Spis Treści Artykułu:
  • 01 Przenoszenie połączeń
  • 02 Umieszczanie dzwoniącego w zawieszeniu
  • 03 Zakończenie połączenia
  • 04 Tworzenie indywidualnych powitań poczty głosowej
  • 05 Pisanie skryptu dla automatycznego opiekuna
  • 06 Pisanie zautomatyzowanego skryptu asystenta do obsługi po godzinach lub zamknięciu działalności
  • 07 Pozostawienie profesjonalnej wiadomości telefonicznej
  • Dzisiejsze zaawansowane systemy telefoniczne ułatwiają firmom, które mają dużą liczbę połączeń, ale te same systemy często frustrują dla dzwoniących, którzy chcą porozmawiać z kimś.

    Kiedy klienci w końcu docierają do członka personelu, ważne jest, aby osoba, która odbierze telefon, traktuje dzwoniących z najwyższą uprzejmością. Mówiąc najprościej: traktuj swoich rozmówców w taki sposób, że chcesz być traktowany podczas rozmowy służbowej.

    Oto kilka kluczowych punktów, które należy przestrzegać podczas prowadzenia profesjonalnych interakcji telefonicznych, które pomogą Tobie i Twoim pracownikom stworzyć kulturę telefoniczną w Twojej firmie.

  • 01 Przenoszenie połączeń

    Przeniesienie połączenia telefonicznego to coś więcej niż wiedza o tym, jakie przyciski naciskają na system telefoniczny. Jeśli przenosisz połączenie, ponieważ musisz przekazać sytuację przełożonemu, wyjaśnij rozmówcy, co się dzieje i dlaczego. Jeśli Twój system telefoniczny pozwala, pozostań na linii i wprowadź rozmówcę do następnej osoby, zapewniając, że połączenie zostanie nawiązane, a rozmówca czuje się szanowany. Przed przekazaniem, zapytaj, czy dzwoniący ma dodatkowe pytania lub potrzebuje czegoś od Ciebie.

  • 02 Umieszczanie dzwoniącego w zawieszeniu

    Gdy dzwoniący jest zawieszony, minuta wydaje się być wiecznością, bez względu na to, jak przyjemna może być muzyka w Twojej firmie. Postaraj się poczekać na przerwę w rozmowie, zanim powiesz dzwoniącym, że wstrzymujesz rozmowę - unikaj przeszkadzania rozmówcom, jeśli to w ogóle możliwe. Upewnij się, że rozumieją, dlaczego je wstrzymujesz, i bądź prawdomówny, ile czasu to zajmie. Przeproś za niedogodności, a jeśli nie są w stanie utrzymać, najlepiej oddzwonić, niż poprosić o oddzwonienie. I staraj się być empatyczny dla swojego rozmówcy; nikt nie lubi być zawieszonym, więc bądź tak uprzejmy, jak pozwala na to sytuacja.

  • 03 Zakończenie połączenia

    Istnieje kilka powodów, dla których możesz zakończyć połączenie telefoniczne, zanim dzwoniący będzie gotowy. Jeśli dzwoniący jest obraźliwy lub używa nieuprzejmego lub groźnego języka, nie musisz tolerować takiego zachowania. Powiedz im, że kończycie rozmowę z powodu obraźliwego języka, ale nie angażujcie się w obelgi ani w tę i z powrotem. Pamiętaj, aby zgłosić takie połączenia swojemu przełożonemu.

    Jeśli chcesz zakończyć połączenie, ponieważ osoba dzwoniąca jest po prostu długotrwała (co zdarza się częściej), poczekaj chwilę i spróbuj zakończyć sprawy grzecznie. Możesz powiedzieć coś w rodzaju: "Było pięknie z tobą rozmawiać, ale teraz muszę odebrać inny telefon". Zapytaj, czy dzwoniący ma jakieś inne pytania, zanim wypuścisz tę osobę, ale upewnij się, że kończysz rozmowę.

  • 04 Tworzenie indywidualnych powitań poczty głosowej

    Powitanie na poczcie głosowej jest stwierdzeniem, kim jesteś i co Twoja firma ceni. Krótkie i nagłe powitanie w poczcie głosowej nie daje dobrego pierwszego wrażenia, a długie, przeciągłe powitanie frustruje rozmówców. Postaraj się efektywnie dotrzeć do punktu: podać, kim jesteś, nazwę firmy i dlaczego nie możesz odebrać połączenia (nieobecność, na inny telefon, przez pewien czas). Nie musisz podawać zbyt wielu szczegółów - wystarczy, aby dzwoniący wiedział, że został wysłuchany i że oddzwonisz.

  • 05 Pisanie skryptu dla automatycznego opiekuna

    Pierwszą rzeczą, którą usłyszą Twoi klienci i współpracownicy biznesowi, gdy zadzwonią do Twojej firmy, będzie automatyczny asystent Twojego systemu telefonicznego. Przedstaw ponumerowane opcje, zakładając, że Twój rozmówca nie zna wytycznych firmy i potrzeb. Upewnij się, że dzwoniący wiedzą, że jeśli mają bezpośrednie rozszerzenie dla konkretnej osoby, mogą w każdej chwili dotrzeć do tej osoby.

    Dla wszystkich innych dzwoniących, spróbuj użyć najbardziej znanych numerów dla każdego numeru wewnętrznego (na przykład "Naciśnij zero dla recepcjonisty"). Opisz dział przed podając numer - na przykład "Dla obsługi klienta, naciśnij 5."

  • 06 Pisanie zautomatyzowanego skryptu asystenta do obsługi po godzinach lub zamknięciu działalności

    Jeśli Twoja firma kończy działalność po określonym czasie lub w weekendy i nikt nie jest w stanie odpowiedzieć ani pomóc swoim rozmówcom, utwórz automatyczne powitanie po godzinach pracy. Powiedz swoim rozmówcom z góry, że firma jest zamknięta, a na koniec poproś ich, aby oddzwonili. Pamiętaj, aby uwzględnić swoje normalne godziny pracy.

  • 07 Pozostawienie profesjonalnej wiadomości telefonicznej

    Poczta głosowa stała się standardową częścią każdego systemu telefonicznego klasy biznes, a wiedza o tym, jak pozostawić profesjonalną wiadomość głosową w poczcie głosowej - oprócz tego, jak odpowiedzieć na jedno pytanie - pozytywnie odzwierciedla Twoją firmę. Wszyscy pracownicy, którzy korzystają z telefonu w ramach swojej pracy powinni wiedzieć, jak zostawić profesjonalną wiadomość telefoniczną.