Wydatki służbowe

Jakie wydatki na biznes są podatkowe?
Spis Treści Artykułu:
  • Co to jest uzasadniony wydatek?
  • Oddzielenie osobistych wydatków
  • Koszt sprzedanych towarów
  • Wydatki kapitałowe
  • Śledzenie kosztów działalności
  • Każda firma ponosi koszty. Niezależni wykonawcy, konsultanci i freelance płacą za oprogramowanie, komputery lub podróżują z własnej kieszeni, aby ułatwić im pracę. W przypadku zarejestrowanych firm, możliwość odliczenia kosztów obniży ich podatki biznesowe. W przypadku właścicieli indywidualnych możliwość odliczenia kosztów zmniejsza zarówno zwykły podatek dochodowy, jak i podatek na własny rachunek. Najważniejsze? Śledzenie wszystkich wydatków związanych z działalnością znacznie ograniczy Twoje zobowiązania podatkowe.

    Co to jest uzasadniony wydatek?

    Podstawowa definicja mówi, że wydatek musi być "zwyczajny i konieczny" dla twojego handlu lub zawodu. Definicja ta pochodzi wprost z kodeksu podatkowego (Kodeksu podatków dochodowych, dział 162, zob. Także rozdział dotyczący przepisów skarbowych 1.162-1). "Zwykły wydatek", mówi IRS w Publikacji 535, Wydatki biznesowe "to taki, który jest powszechny i ​​akceptowany w twojej branży. Koniecznym wydatkiem jest taki, który jest pomocny i odpowiedni dla twojego handlu lub biznesu."

    Dokonujemy pięciu rozróżnień przy analizowaniu wydatków. Wydzielamy wydatki osobiste od wydatków służbowych. Wydzielamy koszty działalności gospodarczej na trzy szerokie rodzaje: koszt sprzedanych towarów, nakłady inwestycyjne i wydatki podlegające odliczeniu. Niektóre wydatki mogą być tylko częściowo odliczone lub nie podlegać odliczeniu. Tak więc pięć wyróżnień to:

    1. Wydatki osobiste
    2. Wydatki służbowe
    3. Koszt sprzedanych towarów
    4. Wydatki kapitałowe
    5. Koszty możliwe do uzyskania

    Oddzielenie osobistych wydatków

    Problemy pojawiają się, gdy wydatek może być częściowo osobisty, a częściowo związany z biznesem. Typowy przykład: freelancer może używać jednego pokoju w swoim domu jako biura. W tej sytuacji mierzymy kwadratowy materiał biura i całego domu i znajdujemy procent. Procent ten byłby następnie wykorzystywany do mierzenia biznesowej części wspólnych wydatków, takich jak czynsz, ubezpieczenie i narzędzia. Część tych wydatków poniesionych w związku z działalnością gospodarczą stanie się częścią potrącenia z biura macierzystego, natomiast pozostałe wydatki będą miały charakter osobisty.

    Ogólna zasada: "Zasadniczo nie można odliczyć wydatków osobistych, rodzinnych lub rodzinnych, ale jeśli masz wydatek na coś, co jest częściowo wykorzystywane do celów służbowych, a częściowo do osobistych celów, podziel całkowity koszt między firmę i części osobiste. Możesz odliczyć część biznesową "(IRS, Publikacja 535, Wydatki biznesowe, rozdział dotyczący wydatków osobistych i biznesowych).

    Porada księgowa: śledź wszystkie swoje wydatki. W ten sposób możesz sprawdzić swoje wydatki i poprosić swojego księgowego, czy którykolwiek z nich może podlegać odliczeniu od podatku.

    Koszt sprzedanych towarów

    Koszt sprzedanych towarów to wydatki na inwentarz i rzeczy związane z zapasami. Producenci, hurtownicy i sprzedawcy detaliczni śledzą koszty produktów, które produkują lub kupują w celu odsprzedaży.

    Ogólna zasada: "Jeśli Twoja firma produkuje produkty lub kupuje je w celu odsprzedaży, zazwyczaj musi wyceniać zapasy na początku i na końcu każdego roku podatkowego w celu ustalenia kosztu własnego sprzedaży. Niektóre z Twoich wydatków biznesowych mogą zostać uwzględnione w obliczeniu kosztów sprzedane towary "(IRS, Publikacja 535, Wydatki biznesowe, rozdział dotyczący kosztu własnego sprzedaży).

    Aby uzyskać szczegółowe wyjaśnienia, widzieć Publikacja 334, Przewodnik podatkowy dla małych firm, rozdział 6, Jak określić koszt sprzedanych towarów. Zobacz także sekcję dotyczącą zapasów w publikacji 538, Okresy i metody rachunkowości.

    Wydatki kapitałowe

    Niektóre wydatki są rejestrowane jako aktywa, a ich koszty są odzyskiwane w miarę upływu czasu poprzez amortyzację. Takie wydatki nazywane są aktywami kapitałowymi, ponieważ ich koszty są kapitalizowane jako aktywa przedsiębiorstwa, a koszt jest odejmowany w czasie poprzez amortyzację. Przykładami wydatków kapitałowych są komputery, meble, sprzęt i nieruchomości.

    Ogólna zasada: "musisz kapitalizować trzy rodzaje kosztów: koszty rozpoczęcia działalności, aktywa biznesowe i ulepszenia." (Publikacja 535).

    Śledzenie kosztów działalności

    Osobiście używam w pełni funkcjonalnego oprogramowania księgowego do śledzenia moich dochodów i wydatków. Ale znowu jestem księgowym i czuję się komfortowo używając oprogramowania takiego jak Quickbooks i Sage Peachtree. Gorąco polecam te programy małym firmom. Korzystanie z w pełni funkcjonalnego oprogramowania księgowego pomoże ci monitorować kondycję Twojej firmy.

    W pełni funkcjonalne programy księgowe mogą zająć trochę czasu, aby się przyzwyczaić. I łatwo można denerwować się wszystkimi funkcjami i narzędziami.

    Jako dodatkowy bonus, lepsze oprogramowanie podatkowe pozwala na import danych z Quicken lub Money. Aby proces przygotowania podatku przebiegał tak gładko, jak to możliwe, sugeruję poświęcić trochę czasu na upewnienie się, że kategorie wydatków są prawidłowo skonfigurowane. Możesz dodawać, usuwać i modyfikować kategorie we wszystkich osobistych programach finansowo-księgowych. Dzięki intuicyjnym, łatwym do zapamiętania kategoriom będziesz w stanie generować znaczące raporty. A większość programów pozwoli ci powiązać kategorie z poszczególnymi elementami zamówienia w formularzach podatkowych.

    Ustawienie tego może znacznie ograniczyć czas poświęcany na przygotowanie podatków.

    Wszystkie wspomniane przeze mnie programy księgowe mogą generować raporty zysków i strat (zwane księgami dochodów przez księgowych). Raporty te pomagają analizować, jak działa Twój niezależny biznes, niezależnie od tego, czy jesteś opłacalny i jak wydajesz swoje pieniądze. Jeśli zdecydujesz się na zatrudnienie księgowego podatkowego, posiadanie tych raportów przyspieszy przygotowanie zeznań podatkowych.