Skuteczna e-mailowa etykieta biznesowa

Znaj swoje biznesowe etykiety dotyczące etykiety e-mail
Spis Treści Artykułu:
  • 01 Wysyłanie tylko wyraźnych i zwięzłych wiadomości e-mail
  • 02 Zawsze używaj znaczącej linii tematycznej
  • 03 Unikaj Ekstrawagancko sformatowanych wiadomości e-mail
  • 04 Wyślij aktualne odpowiedzi
  • 05 Użyj narzędzi odpowiadanie na nieobecności
  • 06 Nie płacz wilka flagami o wysokim priorytecie
  • 07 Zastanów się, czy "Odpowiedz wszystkim" jest konieczne
  • 08 Oddzielne konta firmowe i osobiste konta e-mail
  • 09 Użyj profesjonalnych nazw kont e-mail
  • 10 Czy e-mail jest najlepszy dla tej odpowiedzi?
  • 11 Bądź wrażliwy i dostępny
  • 12 Unikaj wysyłania e-mailem ogromnych załączników
  • 13 Pomyśl zanim wyślesz ten e-mail
  • Email stał się tak popularny, że w niektórych przypadkach ludzie używają go częściej niż telefon. Ponieważ słowo pisane może tak łatwo zostać źle zrozumiane, zrozumienie właściwej etykiety e-mailowej jest niezbędne w środowisku biznesowym.

    Niestety, wiele osób nie wie, jak korzystać z poczty elektronicznej na swoją korzyść, a korzyści, jakie może przynieść firmie, często są pomijane. Poniższe zasady etykiety dotyczące firmowych e-maili mogą pomóc pracownikom w tworzeniu skutecznych i skutecznych e-maili.

  • 01 Wysyłanie tylko wyraźnych i zwięzłych wiadomości e-mail

    Pierwszą zasadą dobrej etykiety e-mail jest unikanie długotrwałych e-maili zawierających nieistotne informacje i nieistotne fakty. Trzymaj się komunikowanego obiektu i używaj jak najmniejszej ilości słów. Jeśli potrzebujesz decyzji, poproś o nią. Jeśli potrzebujesz informacji, poproś o to. Jeśli chcesz, aby ktoś zrobił coś, poproś o to. Nie zmuszaj czytelników do zastanawiania się, dlaczego się z nimi kontaktujesz. Gdy piszesz e-maila, pomyśl o nim jako o dziele literackim. Nie róbcie z tego tajemnicy.

  • 02 Zawsze używaj znaczącej linii tematycznej

    Nigdy nie zostawiaj linii tematu wiadomości e-mail pustej. Pusty temat może spowodować, że Twój e-mail zostanie oznaczony jako spam i nigdy nie dotrze do miejsca docelowego. Wiadomości e-mail z pustymi tematami często również są pomijane, szczególnie jeśli docelowy odbiorca zwykle otrzymuje wiele wiadomości e-mail w danym dniu. Zawsze używaj linii tematycznej, która odpowiednio odzwierciedla zawartość Twojego e-maila. Pomoże to odbiorcom bardziej efektywnie sortować wiadomości e-mail i zachęci do szybszej odpowiedzi na e-mail.

  • 03 Unikaj Ekstrawagancko sformatowanych wiadomości e-mail

    Wysyłaj e-maile w profesjonalnych formatach. Unikaj kolorowych czcionek i obrazów dla tła. Te akcesoria mogą odciągnąć uwagę czytelnika lub sprawić, że wiadomość będzie trudna do odczytania. Wszelkie dodane obrazy tła mogą powiększać rozmiar pliku wiadomości e-mail. Może to zmusić odbiorców z powolnymi połączeniami, aby czekali cierpliwie długo na pobranie wiadomości. Dodane obrazy tła mogą powiększać rozmiar pliku e-mail. Może to zmusić odbiorców o wolnych połączeniach do oczekiwania na bardzo długi czas pobierania wiadomości.

    Jeśli twoja firma nalega, abyś użył konkretnej papeterii e-mailowej do wyświetlania spójnego wyglądu i sposobu działania, skorzystaj z niej. Logo firmy i linia podpisu mogą wyświetlać profesjonalny obraz na wiadomości e-mail.

  • 04 Wyślij aktualne odpowiedzi

    Nie zmuszaj ludzi do czekania na aktualne odpowiedzi na ich e-maile. Odpowiadaj szybko, przekazując jasny i zwięzły komunikat. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na zbadanie odpowiedzi lub zebranie dodatkowych informacji, powiedz swojemu nadawcy e-mail, kiedy może oczekiwać odpowiedzi.

  • 05 Użyj narzędzi odpowiadanie na nieobecności

    Jeśli zamierzasz opuścić biuro i nie możesz odczytać adresu e-mail, skorzystaj z narzędzia do obsługi poczty e-mail, aby automatycznie odpowiedzieć każdemu, kto próbuje się z Tobą skontaktować. Upewnij się, że automatyczna odpowiedź pozwala nadawcom wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi.

  • 06 Nie płacz wilka flagami o wysokim priorytecie

    Większość systemów pocztowych umożliwia oznaczenie wiadomości e-mail jako "wysoki priorytet" lub "pośpiech". Nie rób tego jako domyślną flagę e-mail. Użyj go oszczędnie, lub twoi odbiorcy zignorują flagę priorytetu. Kiedy w końcu wyślesz naprawdę ważną wiadomość e-mail, nie uzyska ona uwagi, na którą zasługuje.

  • 07 Zastanów się, czy "Odpowiedz wszystkim" jest konieczne

    Nie instynktownie kliknij przycisk "Odpowiedz wszystkim" dla każdego e-maila z wieloma nadawcami lub odbiorcami. Zastanów się nad tematem i zdecyduj, kto musi przeczytać twoją odpowiedź. Nieprzemyślana reakcja na wszystkich szybko przyniesie Ci reputację "spammera biznesowego", a ludzie mogą zacząć ignorować twoje e-maile.

  • 08 Oddzielne konta firmowe i osobiste konta e-mail

    O ile nie jest to sytuacja wyjątkowa, nigdy nie używaj firmowego adresu e-mail do osobistej korespondencji. Nawet jeśli prowadzisz własną firmę, dobrym pomysłem jest posiadanie dwóch oddzielnych kont e-mail. Pozwoli to na ustawienie priorytetów wiadomości e-mail i pozostawienie niepowiązanych wiadomości osobistych z sieci firmowej.

  • 09 Użyj profesjonalnych nazw kont e-mail

    Użyj własnego nazwiska jako części dowolnego firmowego adresu e-mail. Na przykład [email protected] lub [email protected] Unikaj pseudonimów, uchwytów, monikerów lub niejasnych odniesień. Na przykład nie używaj [email protected] lub [email protected]

  • 10 Czy e-mail jest najlepszy dla tej odpowiedzi?

    Nie używaj poczty e-mail jako jedynego narzędzia komunikacji. Nie wszystkie wiadomości są e-mailem odpowiednie, a czasami krótka rozmowa telefoniczna lub krótka wizyta w biurze mogą być skuteczniejszym sposobem przekazania wiadomości. Spotkanie lub rozmowa przez telefon może wprowadzić element ludzki do interakcji, a to może mieć znaczenie, gdy próbujesz coś wyjaśnić lub chcesz przekonać kogoś do podjęcia działania.

  • 11 Bądź wrażliwy i dostępny

    Nigdy nie używaj e-maili, aby rozwiązać związek lub umowę. W profesjonalnej korespondencji biznesowej zawsze dołączaj linię podpisu, która zapewnia alternatywne sposoby kontaktu z Tobą. Na przykład możesz podać swoje biuro, numer faksu i telefonu komórkowego oraz adres biura.

  • 12 Unikaj wysyłania e-mailem ogromnych załączników

    Nigdy nie wiesz, jak i gdzie twój odbiorca będzie uzyskiwał dostęp do ich wiadomości e-mail. Urządzenia mobilne mogą rozpocząć pobieranie pliku, zanim poproszą użytkownika o potwierdzenie pobrania. Może to zająć dużo czasu i zużywać przepustowość, za którą odbiorca musi zapłacić. Zachowaj łączny rozmiar załączników poniżej 50 MB.

    Jeśli musisz wysłać duży plik, najpierw skontaktuj się z odbiorcą i zapytaj, w jaki sposób chciałby otrzymać plik. Korzystasz również z usługi przesyłania plików, aby wysłać plik.

  • 13 Pomyśl zanim wyślesz ten e-mail

    Na koniec poświęć chwilę i zastanów się, co napisałeś, zanim naciśniesz przycisk "wyślij". Czy to coś, czego nie powinno się wysyłać w e-mailu? Czy ma on charakter osobisty i nie jest odpowiedni do korzystania z systemu pocztowego firmy? Czy napisałeś e-maila, gdy byłeś zły i zawierałeś fragmenty, które później możesz pożałować? Jeśli tak, naciśnij przycisk "usuń".