Zapytanie ofertowe (RFP) i oferta cenowa (RFQ)

Jak pisać żądania dla zapytań ofertowych i zapytań ofertowych
Spis Treści Artykułu:
  • Zdecyduj, które napisać
  • Strukturyzacja zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego
  • Rozprowadź na sprzedawców
  • Po przeanalizowaniu wymagań biznesowych i zakończeniu wyszukiwania dostawców można rozpocząć proces produkcji mięsa z ziemniaków. Dobrze napisane zapytanie ofertowe (RFP) lub zapytanie ofertowe (RFQ) jest kluczem do wyboru najlepszego dostawcy o najlepszej wartości dla Twojej firmy. Pisanie nie jest trudne, jeśli rozumiesz cele i funkcje dokumentu.

    Zdecyduj, które napisać

    Na RFP jest używany, jeśli jakość, usługa lub produkt końcowy będzie różny od każdego dostawcy, który odpowiada.

    Na RFQ jest używany do towarów, prostych usług lub prostych / nieskomplikowanych części, z niewielkim lub żadnym miejscem na rozróżnienie między produktem a usługą. Punkty negocjacyjne mogą obejmować harmonogramy dostawy, opcje pakowania itp.

    Cele każdego dokumentu powinny obejmować:

    • Uzyskanie szczegółowych propozycji w celu oceny odpowiedzi każdego sprzedawcy, aby najlepsze interesy Twojej firmy zostały spełnione na wszystkich frontach.
    • Wykorzystanie konkurencyjnego charakteru procesu selekcji dostawców w celu wynegocjowania najlepszej możliwej oferty.
    • Zapewnienie, że interesy wszystkich zainteresowanych stron w twojej firmie zostaną spełnione i osiągnięty zostanie konsensus.
    • Sprawia, że ​​Twoja firma kontroluje cały proces selekcji dostawców i ustawia reguły wyboru z góry.
    • Budowanie partnerstwa między Tobą a sprzedawcą od samego początku.

      Strukturyzacja zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego

      Zapytania ofertowe lub zapytania ofertowe powinny być skonstruowane w sposób, który jasno i zwięźle przedstawi twoje potrzeby sprzedawcy. Każdy dokument będzie różny w zależności od rodzaju firmy i produktu, którego szukasz, ale istnieją pewne standardowe sekcje, które powinny być zawarte w typowym zapytaniu ofertowym lub zapytaniu ofertowym. Dostosuj każdą sekcję do swoich indywidualnych potrzeb:

      1. Szczegóły zgłoszenia powinny zawierać terminy, adres pocztowy Twojej firmy i osobę kontaktową, aby uzyskać odpowiedzi na pytania i wyjaśnienia.
      2. Na wprowadzenie i streszczenie wykonawcze powinna być ostatnią sekcją napisaną po zakończeniu całego dokumentu. Zapewnia potencjalnym dostawcom krótki przegląd Twojej firmy i wymagań dotyczących Twojego produktu lub usługi.
      3. ZA przegląd biznesowy i tło powinien opisywać Twoją firmę, produkty i sektor rynku. Pomoże to przyszłym dostawcom zrozumieć potrzeby, które próbujesz wypełnić.
      1. The szczegółowe specyfikacje powinna być najdłuższą częścią dokumentu. W przypadku zapytania ofertowego będzie zawierał jakościowe miary i wymagania, które będą decydować o wyborze. W przypadku zapytania ofertowego w tej sekcji należy podać środki ilościowe, których poszukujesz w odpowiedzi dostawcy. Przykładowe kryterium może obejmować rysunki produktów, tolerancje techniczne, poziomy usług, kamienie milowe, produkty i terminy, wymagania techniczne lub biznesowe, funkcje oprogramowania i wymagania sprzętowe.
      1. Założenia i ograniczenia dostawcy muszą być świadomi muszą być wymienione w tej sekcji. Nieumiejętność nawiązania bezpośredniego kontaktu z dostawcą otworzy drzwi do renegocjacji umowy w późniejszym terminie i możliwości zacieśnienia relacji z dostawcą. Możliwe tematy obejmują koszty podróży, koszty aktualizacji / modyfikacji, prawa licencyjne itp.
      2. Każdy Regulamin umowy muszą być wymienione, aby sprzedawca mógł uczciwie i uczciwie zareagować. Mogą to być opcje finansowania, długość kontraktu, opcje odnowienia, gwarancje, kary dostawy, poziomy usług itp.
      1. Ostatnia sekcja powinna być przeglądem Kryteria wyboru będziesz używał do podjęcia decyzji. Niektóre firmy wolą zachować poufność tych informacji, podczas gdy inne firmy uważają, że pomoże to potencjalnym sprzedawcom skupić się na tym, co jest ważne dla Twojej firmy.

      Rozprowadź na sprzedawców

      Na koniec utwórz list przewodni i wyślij kopie swojego zapytania ofertowego lub zapytania ofertowego do każdego z dostawców wybranych podczas procesu wyszukiwania. Upewnij się, że podane są odpowiednie informacje kontaktowe, aby udzielić pomocy każdemu sprzedawcy, który tego potrzebuje.