6-etapowy proces wyboru dostawcy

Pomyślny proces wyboru dostawcy
Spis Treści Artykułu:
  • Przeanalizuj wymagania biznesowe
  • Wyszukiwanie dostawcy
  • Zapytanie ofertowe (RFP) i zapytanie ofertowe (RFQ)
  • Ocena wniosku i wybór dostawcy
  • Strategie negocjacyjne kontraktów
  • Błędy w negocjacjach kontraktowych
  • Proces selekcji dostawców może być bardzo skomplikowanym i emocjonalnym przedsięwzięciem, jeśli od samego początku nie wiesz, jak do niego podejść. Oto pięć kroków, które pomogą Ci wybrać odpowiedniego dostawcę dla Twojej firmy. Ten przewodnik pokaże Ci, jak przeanalizować wymagania biznesowe, wyszukać potencjalnych dostawców, poprowadzić zespół w wyborze zwycięskiego dostawcy i zapewnić wgląd w negocjacje umów i uniknąć błędów w negocjacjach.

    Przeanalizuj wymagania biznesowe

    Zanim zaczniesz gromadzić dane lub przeprowadzać wywiady, zbierz zespół osób, które mają interes w tym procesie selekcji dostawców. Pierwszym zadaniem, które musi wykonać zespół selekcyjny dostawcy, jest zdefiniowanie na piśmie produktu, materiału lub usługi, której szukasz. Następnie określ wymagania techniczne i biznesowe. Określ także wymagania dostawcy. Na koniec opublikuj swój dokument w obszarach związanych z tym procesem selekcji dostawców i szukaj ich danych wejściowych.

    Poproś zespół, aby przeanalizował komentarze i utworzył ostateczny dokument. W podsumowaniu:

    1. Zbierz zespół oceniający
    2. Określ produkt, materiał lub usługę
    3. Określ wymagania techniczne i biznesowe
    4. Określ wymagania sprzedawcy
    5. Opublikuj dokument wymagań do zatwierdzenia

    Wyszukiwanie dostawcy

    Teraz, gdy masz już umowę dotyczącą wymagań biznesowych i dostawców, zespół musi teraz zacząć szukać potencjalnych dostawców, którzy będą w stanie dostarczyć materiał, produkt lub usługę. Im większy zakres wyboru dostawcy, tym więcej dostawców należy umieścić na stole. Oczywiście nie wszyscy sprzedawcy spełnią twoje minimalne wymagania, a zespół będzie musiał zdecydować, od których sprzedawców będziesz szukał więcej informacji. Następnie napisz zapytanie o informacje (RFI) i wyślij je do wybranych dostawców.

    Na koniec oceń ich odpowiedzi i wybierz niewielką liczbę dostawców, którzy dokonają "krótkiej listy" i przejdą do następnej rundy. W podsumowaniu:

    1. Skompiluj listę możliwych dostawców
    2. Wybierz sprzedawców, aby uzyskać więcej informacji
    3. Napisz prośbę o informacje (RFI)
    4. Oceń odpowiedzi i stwórz "krótką listę" dostawców

    Zapytanie ofertowe (RFP) i zapytanie ofertowe (RFQ)

    Wymagania biznesowe są zdefiniowane i masz krótką listę dostawców, których chcesz ocenić. Nadszedł czas, aby napisać wniosek o ofertę lub zapytanie ofertowe. Niezależnie od wybranego formatu, zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe powinny zawierać następujące sekcje:

    1. Szczegóły zgłoszenia
    2. Wprowadzenie i streszczenie wykonawcze
    3. Omówienie biznesowe i tło
    4. Szczegółowe specyfikacje
    5. Założenia i ograniczenia
    6. Regulamin
    7. Kryteria wyboru

    Ocena wniosku i wybór dostawcy

    Głównym celem tego etapu jest zminimalizowanie ludzkich emocji i pozycji politycznej w celu podjęcia decyzji leżącej w najlepszym interesie firmy. Bądź dokładny w swoim dochodzeniu, szukaj odpowiedzi od wszystkich interesariuszy i zastosuj następującą metodologię, aby poprowadzić zespół do ujednoliconej decyzji dotyczącej wyboru dostawcy:

    1. Wstępna ocena wszystkich propozycji dostawców
    2. Zarejestruj wymagania biznesowe i wymagania dostawców
    3. Przypisz wartość ważności dla każdego wymagania
    4. Przypisz wartość wydajności dla każdego wymagania
    5. Oblicz całkowity wynik wydajności
    6. Wybierz zwycięskiego dostawcę

    Strategie negocjacyjne kontraktów

    Ostatnim etapem procesu selekcji dostawców jest opracowanie strategii negocjacji kontraktów. Pamiętaj, że chcesz "współpracować" ze swoim dostawcą, a nie "brać ich do sprzątaczek". Sprawdź swoje cele dotyczące negocjacji umowy i zaplanuj negocjacje obejmujące następujące elementy:

    1. Lista rangi priorytetów wraz z alternatywami
    2. Poznaj różnicę między tym, czego potrzebujesz, a tym, czego chcesz
    3. Poznaj swoją ostateczną linię, aby wiedzieć, kiedy odejść
    4. Zdefiniuj wszelkie ograniczenia czasowe i poziomy odniesienia
    5. Oceń potencjalne zobowiązania i ryzyka
    6. Poufność, zakaz konkurowania, rozstrzyganie sporów, zmiany wymagań
    7. Zrób to samo dla swojego sprzedawcy (np. Idź milę w butach)

    Błędy w negocjacjach kontraktowych

    Najmniejszy błąd może zabić proces produktywnego negocjowania kontraktu. Unikaj błędów w negocjacjach kontraktów i unikaj narażania na szwank w inny sposób produktywnego procesu negocjowania umów