Etykieta Email Biznesowa

Etykieta Email Biznesowa
Spis Treści Artykułu:

Zgodnie z ostatnim raportem firmy badającej rynek, poczta elektroniczna pozostaje bezpośrednią formą komunikacji w świecie biznesu. W 2013 r. Firmowe konta pocztowe wyniosły 929 milionów skrzynek pocztowych. Oczekuje się, że liczba ta wzrośnie w średnim rocznym tempie wzrostu wynoszącym około 5% w ciągu najbliższych czterech lat i osiągnie ponad 1,1 miliarda do końca 2017 r. W raporcie stwierdza się ponadto, że ogólna liczba światowych kont pocztowych ma wzrosnąć z prawie 3,9 mld rachunków w 2013 r. do ponad 4,9 mld rachunków do końca 2017 r.

Oznacza to średnią roczną stopę wzrostu wynoszącą około 6% w ciągu następnych czterech lat.

Najważniejsze jest to, że poczta elektroniczna stała się preferowaną opcją dla całej komunikacji biznesowej, a trend ten stale rośnie. Oczekuje się, że nowe technologie, takie jak biznesowe usługi poczty e-mail oparte na chmurze, w szczególności Google Apps i Microsoft Office 365, będą szybko rosły w ciągu najbliższych czterech lat.

Wiadomości e-mail można wysyłać ze smartfonów, tabletów i innych urządzeń mobilnych. Chociaż jest to wielka wygoda, przychodzi z tendencją do laktacji z formalnością treści komunikatu. Urządzenia mobilne zmieniły sposób, w jaki komunikujemy się w biznesie, ponieważ pozwalają nam komunikować się natychmiast z naszymi klientami, partnerami i pracownikami. Ponieważ jednak treść biznesowego e-maila nie ma fleksji, odbiorca e-maila łatwo może zinterpretować intencje słów. Aby uniknąć tego niefortunnego wyniku, wiadomości e-mail dotyczące firmy muszą być tak formalne i konkretne, jak listy biznesowe są.

Przypomnijmy, że kilka dekad temu, jedyny sposób, aby komunikować się na piśmie z klientem; sprzedawca lub pracownik był za pomocą formalnego listu. Wytworzony list wymagał przestrzegania wszystkich przyzwoitości i stosowności pisemnej korespondencji. Jeśli nie został przesłany pocztą w kopercie z opłaconą przesyłką, być może został wysłany faksem. Niezależnie od tego, czy list został wysłany, czy wysłany faksem, stanowi on prawnie wiążącą wiadomość, która została "napisana na piśmie".

Dotyczy to również każdego wysłanego e-maila: jest to prawnie wiążąca wiadomość, ponieważ jest na piśmie. Nie może być żadnych pogłosek, gdy firma komunikuje się na piśmie. W tym celu komunikacja e-mail powinna zawsze być zgodna z tymi samymi wytycznymi i zasadami pisania listu zawodowego. Kropka.

Pisanie firmowej poczty e-mail znacznie różni się od pisania tekstu lub wiadomości błyskawicznych (wiadomości błyskawicznych). Te formy komunikacji są przeznaczone do szybkiego i nieformalnego przekomarzania się wśród przyjaciół. W związku z tym język tekstów i komunikatorów, który zawiera własne wyrażenia, takie jak LOL, ROFL i wiele innych, można zaakceptować na czacie z przyjacielem, ale nie ma on miejsca w profesjonalnym biznesowym e-mailu.

Podobnie dla emoji. Emoji to także nowy język, który rozwinął się i ewoluował wraz z rozprzestrzenianiem się komunikacji urządzeń mobilnych. Ta sama zasada o powstrzymywaniu się od używania języka tekstu i skrótów musi odnosić się do używania emotikonów - ten nowy język nie ma miejsca w biznesowym e-mailu. Chociaż może to być kuszące, aby posypać buźkami w celu podkreślenia punktu w biznesowym e-mailu, po raz kolejny, ponieważ e-maile podlegają interpretacji przez odbiorcę, opierają się pokusie ubierania się e-mailem z tego nieformalnego żargonu.

Za każdym razem, gdy wyślesz firmową wiadomość e-mail od tej chwili, wyobraź sobie, że siedzisz przed maszyną do pisania, z grubym listem papierów wartościowych lub papierem o rozmiarze Legal i masz zamiar napisać formalny list, który zostanie podpisany przez ciebie na na dole ostatniej strony i wysłane pocztą lub przesłane faksem.