Obowiązki zawodowe sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych

Asystent administracyjny lub Sekretarz Wykonawczy
Spis Treści Artykułu:
  • Różnice między sekretarzami wykonawczymi a asystentami administracyjnymi
  • Podstawowe umiejętności pracy
  • Sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny w małym biurze
  • Sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny w biurze średnim
  • Sekretarz wykonawczy lub Asystent administracyjny w dużym biurze
  • Zarówno sekretarze wykonawczy, jak i asystenci administracyjni zapewniają zaawansowane wsparcie administracyjne dla jednego lub dwóch dyrektorów lub menedżerów. To, co oddziela te stanowiska biurowe od innych bardziej biurowych i rutynowych zadań biurowych, to poziom odpowiedzialności i poufności z nimi związany.

    Oprócz podstawowych funkcji biurowych sekretariat wykonawczy lub asystent administracyjny jest również odpowiedzialny za pisanie lub przygotowywanie raportów, organizowanie i planowanie spotkań, przeglądanie wiadomości przychodzących w celu określenia ich znaczenia, przygotowywanie porządku posiedzeń zarządu, organizowanie podróży, opracowywanie protokołów posiedzeń, prowadzenie badania, przygotowanie korespondencji oraz nadzorowanie i szkolenie kadry kierowniczej niższego szczebla.

    Te role mogą wymagać różnych poziomów doświadczenia i mieć jeden z tych podobnych tytułów:

    • Asystent administracyjny na poziomie podstawowym
    • Asystent administracyjny
    • Starszy asystent administracyjny
    • Sekretarz wykonawczy
    • Starszy Sekretarz Wykonawczy
    • Kierownik biura
    • Starszy kierownik biura

    Uwaga: stanowiska asystentów prawnych i medycznych są zupełnie inne i wymagają specjalnego przeszkolenia w zawodzie, w którym pracują.

    Różnice między sekretarzami wykonawczymi a asystentami administracyjnymi

    Role sekretarzy wykonawczych i asystentów administracyjnych znacznie się pokrywają, a różnice w rolach mogą się różnić w zależności od organizacji.

    W większości przypadków sekretarz wykonawczy koncentruje się na większej liczbie obowiązków administracyjnych w służbie określonej, małej grupie menedżerów lub kadry zarządzającej, takich jak planowanie spotkań, planowanie podróży, obsługa korespondencji pisemnej, a nawet księgowości.

    Asystent administracyjny może bardziej skoncentrować się na zadaniach związanych z operacjami biznesowymi i przyjąć większą rolę przywództwa biurowego w niektórych obszarach, tworząc programy spotkań i konferencji, zarządzając budżetami i rozliczając się z fakturowaniem dostawców. W niektórych przypadkach asystenci administracyjni mogą wymagać bardziej wyspecjalizowanego wykształcenia, jeżeli zarządzanie działalnością ma kluczowe znaczenie.

    Podstawowe umiejętności pracy

    Zarówno sekretarze wykonawczy, jak i asystenci administracyjni mają podstawowy zestaw umiejętności zawodowych istotnych dla ich ról. Należą do nich wyjątkowe umiejętności organizacyjne, doskonałe umiejętności komunikacji pisanej i ustnej, a także duża dbałość o szczegóły i profesjonalizm. Muszą posiadać biegłość w posługiwaniu się narzędziami do automatyzacji biura, w tym programowymi narzędziami, takimi jak Microsoft Word, Excel i PowerPoint, a także narzędziami księgowymi, takimi jak QuickBooks.

    Sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny w małym biurze

    W małym biurze obowiązki sekretarza wykonawczego lub asystenta administracyjnego są zwykle wykonywane przez różnych pracowników biurowych. Niektóre prace mogą być faktycznie wykonywane przez kierownictwo firmy, a asystent administracyjny lub role sekretarza wykonawczego mogą obejmować większą różnorodność obowiązków w razie potrzeby w mniejszej organizacji.

    Sekretarz wykonawczy lub asystent administracyjny w biurze średnim

    Wraz ze wzrostem wielkości firmy wzrasta zapotrzebowanie na wysoce zorganizowaną osobę, która może wykonywać różnorodne zadania. Jest to szczególnie ważne w przypadku kierowników prowadzących firmy wymagające wysokiego poziomu poufności i uczciwości w prowadzonej działalności.

    Sekretarz wykonawczy lub Asystent administracyjny w dużym biurze

    W dużym biurze często występuje kilku sekretarzy wykonawczych i / lub asystentów administracyjnych. W tej firmie zwykle konieczne jest posiadanie kierownika biura, który będzie koordynował personel obsługujący kierownictwo firmy. W niektórych przypadkach asystent administracyjny będzie towarzyszył dyrektorowi wykonawczemu podczas podróży służbowych, aby pomóc w przygotowaniu spotkania, ustaleniu harmonogramu i innym ważnym zadaniom organizacyjnym.