Wytyczne dotyczące zamknięcia biura na wakacje

Wytyczne dotyczące zamknięcia biura na wakacje
Spis Treści Artykułu:
  • Zamknięcie biura: powiadom pracowników, klientów i dostawców
  • Powiadom Security Personnel / Service
  • Zmień automatyczne powitanie opiekuna
  • Powiadom usługę odpowiadanie
  • Zmień pozdrowienia w poczcie głosowej i twórz e-maile z automatyczną odpowiedzią
  • Zmniejsz termostat
  • Kopia zapasowa serwerów
  • Wyłącz sprzęt biurowy
  • Wyłącz komputery i urządzenia peryferyjne
  • Nie wyłączać
  • Przygotowanie biura do tymczasowego zamknięcia ze względu na wakacje lub z innego powodu jest tak proste, jak postępować zgodnie z tą listą kontrolną. Zrobione poprawnie, Twoi klienci, sprzedawcy i pracownicy będą świadomi zamknięcia Twojej firmy / biura, a po powrocie możesz uniknąć złych klientów i niezadowolonych pracowników. Dodatkowo możesz także zaoszczędzić trochę pieniędzy. Klienci z pewnością docenią czas zamknięcia firmy, aby nie byli sfrustrowani oczekiwaniem na odpowiedź ze strony Twojej firmy, gdy jesteś daleko.

    Zamknięcie biura: powiadom pracowników, klientów i dostawców

    Pamiętaj, aby powiadomić kluczowych interesariuszy swojej firmy co najmniej od dwóch do czterech tygodni wcześniej. Pracownicy mogą być powiadamiani / przypominani przy użyciu wkładki w pensji. Klienci mogą być powiadamiani na swojej stronie internetowej i za pośrednictwem automatycznego komunikatu operatora w systemie telefonicznym. Dostawców (szczególnie tych z powtarzającymi się harmonogramami dostaw) można powiadamiać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub zwykłej poczty.

    Powiadom Security Personnel / Service

    Wyślij notatkę do personelu ochrony lub służb bezpieczeństwa, powiadamiając ich o terminach zamknięcia. Upewnij się, że Twoja lista kontaktów alarmowych jest aktualna z kluczowymi numerami telefonów pracowników.

    Zmień automatyczne powitanie opiekuna

    Zaplanuj powitanie automatycznego operatora w systemie telefonicznym, aby odzwierciedlić zamknięcie biura. Upewnij się, że informujesz również, kiedy biuro zostanie ponownie otwarte. Jeśli świadczysz usługi ratunkowe (tj. Ogrzewanie i chłodzenie, instalacje hydrauliczne itp.), Pamiętaj, aby powiadomić rozmówców, jak skontaktować się z automatyczną sekretarką lub telefonem komórkowym podczas wyłączania.

    Powiadom usługę odpowiadanie

    Jeśli korzystasz z usługi sekretarki, pamiętaj, aby powiadomić ich o datach zamknięcia biura i upewnić się, że lista kontaktów jest aktualna z numerami telefonów pracowników, które będą w trakcie rozmowy.

    Zmień pozdrowienia w poczcie głosowej i twórz e-maile z automatyczną odpowiedzią

    Jeśli Twój system telefoniczny umożliwia dzwonienie z zewnątrz bezpośrednio na stanowiska pracowników, musisz upewnić się, że używają tymczasowego powitania poczty głosowej "Poza biurem", które pozwala dzwoniącemu dowiedzieć się, że nie ma ich w biurze. Twoi pracownicy powinni również powiadomić dzwoniącego, kiedy wróci i co zrobić, jeśli potrzebują natychmiastowej pomocy, gdy biuro jest zamknięte na czas urlopu. Ponadto pamiętaj, aby utworzyć autoreferat poczty poza biurem.

    Zmniejsz termostat

    Oszczędź trochę energii i trochę pieniędzy, przywracając (lub przeprogramowując) termostat biurowy podczas wyłączania.

    Kopia zapasowa serwerów

    Jeśli masz krytyczne komputery i serwery, upewnij się, że cykl tworzenia kopii zapasowych działa poprawnie przed i po zamknięciu. Zredukuj swoją ekspozycję na katastrofę, planując zewnętrzną kopię zapasową na wczesny odbiór, zamiast czekać na zakończenie postoju.

    Wyłącz sprzęt biurowy

    • Lampy biurkowe
    • Kopiarki
    • Kalkulatory
    • Światła górne
    • Rozdrabniacze

    Wyłącz komputery i urządzenia peryferyjne

    • Komputer
    • Monitor
    • Skaner
    • Drukarka

    Nie wyłączać

    • Faksy
    • System telefoniczny
    • Komputery serwerowe
    • Grzejniki / Światła do zbiorników tropikalnych ryb