Jak zostawić profesjonalną wiadomość głosową

Pozostaw profesjonalną wiadomość głosową
Spis Treści Artykułu:
  • 01 Pomyśl najpierw
  • 02 Przedstaw się
  • 03 Mów powoli
  • 04 Mów wyraźnie
  • 05 Keep It Short
  • 06 Koniec profesjonalnie
  • 07 Spróbuj ponownie
  • 08 Przećwicz i sprawdź się
  • Poczta głosowa stała się standardową częścią każdego systemu telefonicznego klasy biznesowej. Nie tylko wiedza o tym, jak zostawić profesjonalną wiadomość głosową na telefon, ma pozytywny wpływ na Twoją firmę, ale jest również ważna dla profesjonalnego wizerunku.

    Te wskazówki mogą pomóc nowym lub niedoświadczonym pracownikom pozostawić profesjonalne, uprzejme wiadomości telefoniczne, które zostaną zwrócone.

  • 01 Pomyśl najpierw

    Zanim podniesiesz telefon, zatrzymaj się na chwilę i zrób mini-próbę połączenia w twojej głowie. Zawęź jego cel do jednego lub dwóch zdań. Ponad 50 procent połączeń przychodzi na pocztę głosową, więc przygotuj się na to, co powiesz, jeśli osoba, do której dzwonisz, nie odbierze. Pozostaw zwięzłą wiadomość głosową, która określa Twój cel i nie marnuje niczyjego czasu.

  • 02 Przedstaw się

    Rozpocznij każdą wiadomość poczty głosowej, przedstawiając się, aby odbiorca wiedział, kto od razu dzwoni. Powinien zawierać pełne imię i nazwisko oraz nazwę firmy: "Suzy Jones, to Jane Doe dzwoni z firmy X na temat twojego konta."

    Upewnij się, że znasz nazwę osoby, do której dzwonisz. Nie chcesz obrażać się nieumyślnie, zanim jeszcze osiągniesz efekt.

  • 03 Mów powoli

    Mów powoli i uważnie, aby odbiorca mógł usłyszeć i zrozumieć każde słowo. Słuchanie wiadomości, w których mówca zbyt szybko się mówi, jest bardzo frustrujące. Upewnij się, że jeśli zostawisz numer wywołania zwrotnego, powtórz go dwukrotnie, aby osoba mogła to zanotować i sprawdzić.

  • 04 Mów wyraźnie

    Mów bezpośrednio do ustnika telefonu, używając wyraźnego i odpowiednio zmodulowanego tonu głosu. Nie trzymaj telefonu między policzkiem a ramieniem, aby ustnik był umiejscowiony przy szyi; to wystarcza, gdy wybierasz numer lub gdy telefon dzwoni po drugiej stronie, ale nie po połączeniu, ponieważ wycisza dźwięk.

  • 05 Keep It Short

    Nie musisz zostawiać każdego szczegółu w wiadomości poczty głosowej. Większość systemów telefonicznych dla przedsiębiorstw ma czas od jednego do dwóch minut na wiadomości, zanim je odetną. Pozostaw krótkie podsumowanie przyczyny połączenia i zamknij je z prośbą o oddzwonienie.

  • 06 Koniec profesjonalnie

    Tak jak profesjonalny list biznesowy, zakończ z twoimi danymi kontaktowymi. Jeśli dana osoba nie jest Ci obca lub może mieć problemy z jej umieszczeniem, powtórz swoje imię i nazwisko oraz nazwę firmy, a także najlepszy sposób na dotarcie do Ciebie. Jeśli masz już relację, możesz pominąć powtarzanie swojego imienia i nazwiska, ale pamiętaj, by podać numer, pod który będziesz dzwonił i jakie będą dostępne godziny.

  • 07 Spróbuj ponownie

    Zamiast rozłączać się po zakończeniu, uderz w znak funta (klawisz #); w wielu systemach daje to kilka opcji, w tym ponowne odtwarzanie wiadomości. Spróbuj to zrobić, a jeśli nie podoba ci się to, co słyszysz, ponownie je nagraj.

    Jeśli uważasz, że wiadomość poczty głosowej została odrzucona przez system, zanim skończysz, zadzwoń ponownie. Prowadź, mówiąc osobie, że Twoim zdaniem poprzednia wiadomość została odrzucona lub odcięta, a następnie szybko podsumuj. Zachowaj to krótko; nie chcesz spotkać się jako szkodnik.

  • 08 Przećwicz i sprawdź się

    Jeśli nie masz pewności, lub czujesz się zaniepokojony pozostawieniem wiadomości biznesowych, poćwicz z przyjacielem lub współpracownikiem. Pozostaw jej przykładową wiadomość poczty głosowej i poproś o krytykę: Czy mówisz zbyt szybko? Czy twój głos jest zbyt niski? Czy jesteś w jakiś sposób trudny do zrozumienia? Warto nawet zostawić sobie wiadomość głosową, aby usłyszeć z pierwszej ręki, jak brzmisz.